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15
DEC
2016

Pianifica correttamente le tue attività | 15 dicembre

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6 min di let­tu­ra

Let­tu­ra: 9 minu­ti | Non far invec­chia­re i tuoi sogni

Quan­to spes­so ci sem­bra che il tem­po voli. Ci rima­ne solo la pos­si­bi­li­tà di stu­pir­ci e chie­der­ci: dove spa­ri­sce que­sto tem­po? La vita a vol­te si tra­sfor­ma in caos. Soprat­tut­to quan­do non sap­pia­mo come gesti­re il tem­po e pia­ni­fi­ca­re cor­ret­ta­men­te le nostre atti­vi­tà. Se inve­ce sap­pia­mo pia­ni­fi­ca­re, miglio­ria­mo la pro­dut­ti­vi­tà, ridu­cia­mo il livel­lo di stress e sia­mo in gra­do di rispet­ta­re le sca­den­ze.

 

 

Chi non pianifica le cose da fare, pianifica il fallimento.

-Winston Churchill-

 

Se hai biso­gno di anda­re in pale­stra 3 vol­te a set­ti­ma­na, com­ple­ta­re per tem­po un gran­de pro­get­to e non esse­re in ritar­do per un viag­gio d’affari, ti sarà d’aiuto un’agenda. Pia­ni­fi­can­do crei per te una map­pa in base alla qua­le ti spo­ste­rai. Se dedi­chia­mo tem­po alla pia­ni­fi­ca­zio­ne come risul­ta­to otte­nia­mo una ricom­pen­sa soli­da sot­to for­ma di man­can­za del­la neces­si­tà di tene­re tut­to a men­te e di non scor­da­re tut­to ciò che è impor­tan­te. Poi­ché duran­te la pia­ni­fi­ca­zio­ne spe­ci­fi­chia­mo il tem­po neces­sa­rio per svol­ge­re un’attività ed evi­den­zia­mo per ogni cosa da fare il tem­po in cui svol­ger­la, evi­tia­mo il peri­co­lo di non fare qual­co­sa solo per­ché “non abbia­mo avu­to tem­po”.

L’agenda ti aiu­ta a non spre­ca­re tem­po ed ener­gie. Pos­sia­mo rag­grup­pa­re i com­pi­ti simi­li da svol­ge­re in uno stes­so luo­go. Que­sto ci per­met­te di rispar­mia­re tem­po.

La pia­ni­fi­ca­zio­ne aiu­ta a non uti­liz­za­re male la tua capa­ci­tà cogni­ti­va per­ché ti libe­ra dal com­pi­to di tene­re tut­to costan­te­men­te nel­la testa.

Ela­bo­ra­re pia­ni ci per­met­te di vede­re il qua­dro com­ples­si­vo di ciò che dob­bia­mo fare e rea­gi­re meglio alle situa­zio­ni impre­vi­ste. Più chia­ro vedia­mo come que­sti cam­bia­men­ti pos­sa­no influi­re sul nostro lavo­ro e meglio sia­mo in gra­do di rispon­de­re ad essi ade­gua­ta­men­te.

Una gior­na­ta di lavo­ro pia­ni­fi­ca­ta aiu­ta a rag­giun­ge­re il mas­si­mo del­le pre­sta­zio­ni. Quan­do le tue azio­ni sono descrit­te di ora in ora, si ridu­ce la pro­ba­bi­li­tà che qual­co­sa di insi­gni­fi­can­te ti pos­sa distrar­re. Non cor­ri il rischio che un pun­to del tuo pia­no pos­sa sfo­ra­re il tem­po per esso pre­vi­sto. Que­sto vale, ad esem­pio, per le riu­nio­ni che pos­so­no tra­sfor­mar­si in un “buco nero” se si pro­lun­ga­no oltre l’orario pre­vi­sto.

Cre­di­ts

Quan­do, duran­te una riu­nio­ne, rispet­ti il tem­po pia­ni­fi­ca­to, ti sal­vi dal peri­co­lo di far­la dura­re trop­po a lun­go. La pia­ni­fi­ca­zio­ne ti aiu­ta anche ad evi­ta­re di riman­da­re gli impe­gni all’infinito. Quan­do hai in pro­gram­ma l’esecuzione di un’attività que­sto aumen­ta il tuo sen­so di respon­sa­bi­li­tà. Que­sto ti for­ni­sce uno stru­men­to che ti per­met­te di non spre­ca­re il tem­po a pen­sa­re ma subi­to par­ti­re allo svol­gi­men­to dell’attività.
Gra­zie alla pia­ni­fi­ca­zio­ne evi­ti il peri­co­lo di sovrap­por­re varie atti­vi­tà o appun­ta­men­ti in uno stes­so momen­to. Quan­do le atti­vi­tà sono chia­ra­men­te indi­ca­te nel calen­da­rio, saprai in modo evi­den­te in qua­li momen­ti non sei impe­gna­to, que­sto ti per­met­te­rà di rispet­ta­re i tuoi dove­ri. Ciò ti ren­de­rà un part­ner più affi­da­bi­le e respon­sa­bi­le.

 

La strada verso il successo: pianifica nell’agenda tutti i tuoi impegni

Cer­ca di aumen­ta­re la tua pro­dut­ti­vi­tà e di rispar­mia­re tem­po, pia­ni­fi­can­do chia­ra­men­te ogni gior­na­ta. Ecco alcu­ni con­si­gli uti­li.

Cre­di­ts

1. Lo strumento per la pianificazione

Sce­gli lo stru­men­to più adat­to per te per pia­ni­fi­ca­re, con cui lavo­ri con faci­li­tà. Oggi esi­sto­no una marea di calen­da­ri, qua­der­ni, agen­de ed appli­ca­zio­ni. Poi esi­sto­no dispo­si­ti­vi elet­tro­ni­ci che puoi uti­liz­za­re con suc­ces­so per que­sto sco­po. L’importante è che lo stru­men­to che hai scel­to per la pia­ni­fi­ca­zio­ne sia como­do per te e ti assi­cu­ri un acces­so estre­ma­men­te faci­le alle infor­ma­zio­ni con­te­nu­te al suo inter­no.

 

2. Cosa pianificare

Quan­do evi­den­zia­mo duran­te la nostra gior­na­ta di lavo­ro il tem­po per svol­ge­re un’attività è più pro­ba­bi­le che la rea­liz­ze­re­mo. Se ti stai cri­ti­can­do per­ché oggi non hai tro­va­to il tem­po per anda­re in pale­stra, signi­fi­ca che hai pia­ni­fi­ca­to que­sta atti­vi­tà ma non l’hai potu­ta rispet­ta­re. Nei tuoi pia­ni inclu­di tut­to ciò che con­si­de­ri impor­tan­te per te. Que­ste cose pos­so­no esse­re appun­ta­men­ti, un lavo­ro di con­cen­tra­zio­ne, tele­fo­na­te, pran­zi o cene con ami­ci, anda­re ad un con­cer­to, l’attività in pale­stra, lo shop­ping, il tem­po libe­ro e mol­to altro anco­ra, che, a tuo pare­re, deve acca­de­re oggi. Pia­ni­fi­can­do le gior­na­te non ti dimen­ti­ca­re del futu­ro. Sta­bi­li­sci i tem­pi per rea­liz­za­re le atti­vi­tà impor­tan­ti o di lavo­ro, anno­ta i com­plean­ni o altre date impor­tan­ti. Fis­sa altre date che hai biso­gno di ricor­da­re o festeg­gia­re.

 

3. Nella pianificazione delle tue attività sii specifico

Accom­pa­gna le tue note con infor­ma­zio­ni det­ta­glia­te di ciò che devi fare, del­le per­so­ne che devi incon­tra­re, dei luo­ghi o degli even­ti a cui devi recar­ti, i nume­ri di tele­fo­no ed altri det­ta­gli. Ad esem­pio, se sei invi­ta­to ad un cor­so o ad una con­fe­ren­za, inclu­di nel tuo pia­no le infor­ma­zio­ni sui con­tat­ti degli orga­niz­za­to­ri ed il tuo codi­ce di acces­so per non dover­li cer­ca­re all’ultimo momen­to. Più esat­to sarai nel­la pia­ni­fi­ca­zio­ne di un’attività, più faci­le sarà per te com­pie­re ciò che hai pia­ni­fi­ca­to.

Cre­di­ts

4. Prendi in considerazione eventuale tempo extra

L’esecuzione di una cer­ta atti­vi­tà fis­sa­ta nel pia­no può richie­de­re un tem­po extra per la pre­pa­ra­zio­ne, il tra­spor­to e le atti­vi­tà con­nes­se. Ad esem­pio, se hai fis­sa­to un pran­zo in cen­tro, è neces­sa­rio con­si­de­ra­re che avrai biso­gno di 15 minu­ti extra per rag­giun­ge­re il luo­go d’incontro ed altri 15 per tor­na­re in uffi­cio. Se vai in pale­stra, devi ricor­dar­ti che avrai biso­gno di tem­po per cam­biar­ti i vesti­ti e fare una doc­cia dopo l’attività. Tut­ti que­sti det­ta­gli sono impor­tan­ti da cal­co­la­re per fis­sa­re cor­ret­ta­men­te il tem­po che ser­ve real­men­te per la tua atti­vi­tà.

 

5. Non pianificare le tue attività troppo ravvicinate una all’altra

Men­tre ese­gui un ele­men­to del pia­no ci può sem­pre esse­re un ritar­do impre­vi­sto, la sovrap­po­si­zio­ne di qual­co­sa, tele­fo­na­te o altri fat­to­ri di distra­zio­ne. Per non arri­va­re in ritar­do o non per­de­re un even­to impor­tan­te, non sovrac­ca­ri­ca­re i tuoi pia­ni. Pia­ni­fi­ca le atti­vi­tà con una riser­va di tem­po di alme­no 30 minu­ti. Que­sto ti darà la pos­si­bi­li­tà in caso di neces­si­tà di ripia­ni­fi­ca­re l’evento.

Cre­di­ts

6. Lavorando con i piani sii coerente

Mar­ke­ting in 12 set­ti­ma­ne | Ottie­ni la cre­sci­ta del fat­tu­ra­to del­la tua azien­da tra­mi­te un siste­ma di mar­ke­ting espres­so

Com­ple­ta i tuoi pia­ni in base alle atti­vi­tà che com­pa­io­no. Così non potrai dimen­ti­car­ti acci­den­tal­men­te di esse. All’inizio di ogni set­ti­ma­na sfo­glia le note di ciò che devi fare. Ogni mat­ti­na stu­dia le note del gior­no cor­ren­te, ed ogni sera ciò che sei riu­sci­to a com­ple­ta­re e che dovrai fare il gior­no dopo. Quan­do man­tie­ni un lega­me men­ta­le con i tuoi pia­ni, aiu­ti te stes­so a non dimen­ti­ca­re nul­la ed evi­ta­re una pia­ni­fi­ca­zio­ne di even­ti trop­po rav­vi­ci­na­ti, pre­vie­ni un’eventuale man­can­za di pre­pa­ra­zio­ne agli appun­ta­men­ti che pos­so­no richie­de­re un lavo­ro aggiun­ti­vo.

Cre­di­ts Coper­ti­na: Yan­dex

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